Referenzbericht Schuler

Über alle Divisions-, Standort- und Ländergrenzen hinweg: Mit SCOPE hat Schuler erstmalig ein einheitliches System für das Projektmanagement im gesamten Konzern eingeführt. Alle Prozessbeteiligten wickeln ihre Aufträge konzernweit nun über diese Plattform ab. Durch die detaillierte Abbildung können Schuler-Mitarbeiter auftretende Probleme oder Risiken zeitnah erkennen, schnell reagieren und Lösungen erarbeiten.

SCOPE bildet als einheitliches, zentrales und globales Projektmanagementtool alle Prozesse transparent ab. Hohe Komplexität? Zeitgleich verlaufende Projekte? Weltweit? Mit einer Vielzahl an Beteiligten? Kein Problem auf dieser Plattform. SCOPE ermöglicht die Planung, Überwachung und Steuerung bei einfacher Handhabung und pragmatischer Darstellung. Mit diesem Werkzeug können die Projektmanager auftragsbezogene Informationen strukturiert abbilden und mehrere Projekte effizient und fehlerfrei managen. Der manuelle Datenaustausch per E-Mail oder die zeitraubenden Abstimmungen über Zeitzonen hinweg gehören der Vergangenheit an.

Im Interview: Thomas Herrlinger, Head of Corporate Controlling & Strategic Business Development bei Schuler zum Einsatz von ADASTRA π als zentrale Projektmanagement-Plattform

Was war die Motivation für eine neue Softwarelösung?

Die Digitalisierung ist eines der großen aktuellen Themen. Dynamisches Marktumfeld, beschleunigte Globalisierung und digitale Transformation verändern gravierend das Fundament und die Rahmenbedingungen unserer Arbeit. Eine zentrale Antwort ist digital gestütztes Prozess- und Projektmanagement, das alle Divisionen und Ländergesellschaften umfasst.

Wie fiel die Entscheidung auf den Projektpartner GABO?

Wir hatten eine Marktrecherche betrieben und waren mit einigen interessanten Firmen im Gespräch. Es war ein langer Auswahlprozess, wir haben es uns nicht leicht gemacht. Doch die meisten IT-Firmen wollen ein fertiges Produkt verkaufen, etwas von der Stange liefern. Doch wir haben spezifische Anforderungen, wollten aber auf eine bereits am Markt etablierte Lösung zurückgreifen, die bereits viele Funktionen bietet. Von GABO kamen authentische Signale und konkrete Ideen, wie die vorhandene ADASTRA π-Standardlösung individuell angepasst werden kann. Hier sahen wir unsere Belange abgebildet. Also fiel die Teamentscheidung auf diesen Anbieter.

Was für ein Tool hat Schuler gemeinsam mit GABO entwickelt?

Unser Ziel war eine Harmonisierung, so dass es am Ende ein Tool für alle gibt. Es galt, die unterschiedlichen Herangehensweisen der Projektmanager zu vereinheitlichen und auf ein starkes gemeinsames Niveau zu heben. Nach einem Ideenwettbewerb wurde dem Ganzen ein firmeninterner Name gegeben: SCOPE. Das klingt nicht nur innovativ, dynamisch und nach modernem Vorgehen – das ist es auch.

Wann ging es los und wo stehen Sie heute?

Start war 2015, die Implementierung erfolgte im November 2016 und seit Januar 2017 ist das System operativ im Einsatz. Gegen Ende gab es umfangreiche Mitarbeiterschulungen, sowohl als intensives Präsenztraining in Göppingen und Weingarten als auch weltweit online. Wir haben Key User ausgebildet, die nun die Mannschaft schulen und erste Ansprechpartner bei Anwendungsfragen sind. Neue Projekte werden jetzt konsequent mit SCOPE aufgesetzt. Bis Mitte 2018 haben wir die Übergangsphase voraussichtlich abgeschlossen.

Welche Herausforderungen gab es bei dem Projekt?

Alle unter einen Hut zu bringen war nicht so einfach. Jeder ist ja der Meinung, seine Listen und Herangehensweisen waren bisher die besten. Das mussten wir also intern aufbrechen und jedem das zur Verfügung stellen, was er braucht. Wir wollten keine neue IT-Lösung überstülpen, sondern sahen es als gemeinsames Projekt. Für Verständnis werben, gegen Widerstände angehen, Zustimmung einholen – dafür mussten wir einige Schleifen drehen, auch mit Hilfe des Vorstands.

Und wie ist die aktuelle Lage?

Manche trauern der alten Lösung noch hinterher, das ist normal. Doch im Kern ist die Akzeptanz sehr groß – das kommt daher, dass wir gemeinsam den Weg beschritten haben. Ich sage immer: Appetit kommt beim Essen. Schon bei den Demoversionen zeigten sich die Vorteile. Miteinander wurden die Listen angepasst, Icons ergänzt, Deklarationen im Lastenheft eingetragen und die Details nachjustiert. Unsere IT schaffte den Schritt über den Tellerrand, da SharePoint bisher nicht zu unserem Standard gehörte. Divisionsübergreifend sind derzeit insgesamt etwa 200 Projekte und rund 3000 aktive Benutzer angelegt. Es arbeiten aktuell etwa 150 Projektmanager mit der Plattform.

Welchen Mehrwert bietet SCOPE?

Die IT-Lösung ermöglicht mehr Beweglichkeit, Transparenz und Effizienz. Sie schafft den Mitarbeitern neue Freiräume, in denen sie sich schneller und zielgerichteter auf Produkte, Dienstleistungen und Kundenbedürfnisse konzentrieren können. Ob Einkauf, Qualitätssicherung, Logistik oder Produktion: Alle kommen bei der Auftragsabwicklung mit dem Tool in Berührung. Die Lösung erreicht großflächige Dimensionen. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit über Bereiche hinweg, über Ozeane hinweg und über Zeit- und Sprachbarrieren hinweg zeigt den großen Mehrwert.

Wie war die Zusammenarbeit mit GABO?

Seitens Schuler waren 30 Personen im Kernteam involviert. Wir haben mit GABO lösungsorientiert und pragmatisch gearbeitet. Es war ein transparentes Miteinander, Probleme wurden offen angesprochen, kreativ und mit Nachdruck bearbeitet. Wir waren im engen Austausch und es gab immer ein offenes Ohr, wenn von uns etwas zurückgemeldet wurde. GABO ist ein kundenorientierter und flexibler Partner mit großem Know-how und fachlicher wie auch menschlicher Kompetenz.

Was ist Ihr Fazit?

Am Projektgeschäft entscheiden sich Erfolg und Ertragsstärke. Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist ein wirkungsvolles Werkzeug. In den Händen unserer engagierten und motivierten Mitarbeiter wird SCOPE seine nachhaltige positive Wirkung entfalten. Der Mehrwehrt ist die Harmonisierung der Bemühungen der Divisionen. Wir haben also die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft gestellt.

Wem würden Sie die Zusammenarbeit mit GABO empfehlen?

Unternehmen, die wie wir einen starken Fokus auf dem Projektgeschäft haben. Wer gerade mal zehn Projekte jährlich stemmt, kann das mit konservativen Mitteln tun. Die Vorteile steigen mit der Anzahl der Projekte. Die Stärke des Tools kommt vor allem in Projekten mit Verbundcharakter zum Tragen.

Einblicke in die Arbeitswelt von Carolin Rombold, Projektmanagement in der Division Automotive bei Schuler in Göppingen

Die Aufgabenlisten sind nicht nur mit E-Mail-Funktion ausgestattet, sondern das System erinnert sogar fünf Tage vor Fälligkeit an To Dos.

Die Dokumententemplates beinhalten aktuell gültige Abnahmeprotokolle und in der Historie ist nachvollziehbar, wer etwas geändert hat. „Und auf MySite behalte ich projektübergreifend den Überblick über die eigenen Aufgaben und kann bei Bedarf individuelle Reiter ergänzen.“