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Referenz

Schuler AG – Harmonisierung beim Technologieführer in der Umformtechnik

Neue Projektmanagement-Plattform gemeinsam mit und für Schuler entwickelt –
Was tut der weltweit führende Hersteller von Pressen, um seine zahlreichen komplexen Projekte zu steuern? Wie lassen sich Aufgaben, die von rund 6.600 Mitarbeitern in 40 Ländern bewerkstelligt werden, effektiv, transparent und aktuell managen? Welche Tools helfen den anspruchsvollen Projektmanagern dabei, jederzeit den Überblick zu behalten? Für Schuler wurde die neue Projektmanagement-Plattform SCOPE, die auf der Microsoft SharePoint-Lösung ADASTRA π der GABO basiert, entwickelt und individuell auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten. Seit Januar 2017 werden darüber alle Kundenprojekte für das Neumaschinen- und Servicegeschäft abgewickelt. SCOPE ist als SharePoint-Lösung ins Intranet integriert und wird weltweit ausgerollt. Das System soll die Planung, Verwaltung und Bearbeitung von Projekten optimieren und vereinfachen.

Schuler ist Technologie- und Weltmarktführer in der Umformtechnik. Ob Pressen oder Automationslösungen, Werkzeuge, Prozess-Knowhow oder Service: Das Unternehmen bietet Produkte und Dienstleistungen für die gesamte metallverarbeitende Industrie und den automobilen Leichtbau. Zu den Kunden zählen nicht nur Automobilhersteller und -zulieferer, sondern auch Betriebe aus der Schmiede-, Hausgeräte-, Verpackungs-, Energie- und Elektroindustrie. Schuler ist führend bei Münzprägepressen und realisiert Systemlösungen für Luft- und Raumfahrt, den Schienenverkehr und die Großrohr-Fertigung.

Schuler - Stanzautomaten

Der Großteil der Schuler-Kundenaufträge wird über Projekte abgewickelt. Bislang nutzten die einzelnen Geschäftsbereiche unterschiedliche Projektmanagement-Plattformen. Jede der acht Divisionen hatte ein eigenes, meist Excel-lastiges System. Doch bei Projekten mit
Durchlaufzeiten von mehreren Jahren, Volumen bis 50 Millionen Euro und die gleich mehrere Standorte und Länder betreffen, zeigten sich die Grenzen der Machbarkeit: Sowohl bei Verbundprojekten als auch an den Schnittstellen zwischen Auftragsabwicklung, Projektmanagement und Fachbereichen kam es immer wieder zu Reibungsverlusten.

Ein Beispiel: Schuler arbeitete mit fünf verschiedenen Beanstandungslisten, um die Qualitätssicherung vor Auslieferung, auf der Baustelle, vom Kunden, in der QS-Abteilung und im Rahmen der Sicherheitsabnahme zu protokollieren. Informationsdefizite, manuelle Kontrollen,
hoher Abstimmungsaufwand, zeitintensive Analysen und diverse Dokumentenversionen – das darf bei der Projektdurchführung nicht sein.

Auf der Wunschliste stand bei Schuler also eine effiziente IT-Lösung. Um den hohen Ansprüchen gerecht zu werden, wurde die Projektmanagementlösung ADASTRA π der GABO als Grundlage herangezogen. GABO hat auf der Technologiebasis Microsoft SharePoint eine Standard-
Projektportallösung entwickelt, die an die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurde.

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ADASTRA π kennen

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Der Referenzbericht von Schuler AG als PDF-Datei zum Donwload

Referenzbericht Schuler Vorschau
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Anfuehrungszeichen

Zitat von Oliver Krause Geschäftsführer bei GABO

Wir verstehen die Anforderungen unserer Kunden und entwickeln auf der Basis der etablierten ADASTRA π-Plattform passgenaue Lösungen, die darauf optimal zugeschnitten sind.

Über alle Divisions-, Standort- und Ländergrenzen hinweg: Mit SCOPE hat Schuler erstmalig ein einheitliches System für das Projektmanagement im gesamten Konzern eingeführt. Alle Prozessbeteiligten wickeln ihre Aufträge konzernweit nun über diese Plattform ab. Durch die detaillierte Abbildung können Schuler-Mitarbeiter auftretende Probleme oder Risiken zeitnah erkennen, schnell reagieren und Lösungen erarbeiten.

SCOPE bildet als einheitliches, zentrales und globales Projektmanagementtool alle Prozesse transparent ab. Hohe Komplexität? Zeitgleich verlaufende Projekte? Weltweit? Mit einer Vielzahl an Beteiligten? Kein Problem auf dieser Plattform. SCOPE ermöglicht die Planung, Überwachung und Steuerung bei einfacher Handhabung und pragmatischer Darstellung. Mit diesem Werkzeug können die Projektmanager auftragsbezogene Informationen strukturiert abbilden und mehrere Projekte effizient und fehlerfrei managen. Der manuelle Datenaustausch per E-Mail oder die zeitraubenden Abstimmungen über Zeitzonen hinweg gehören der Vergangenheit an.

Am Projektgeschäft entscheiden sich Erfolg und Ertragsstärke

Im Interview: Thomas Herrlinger, Head of Corporate Controlling & Strategic Business Development bei Schuler zum Einsatz von ADASTRA π als zentrale Projektmanagement-Plattform

THomas Herrlinger (Schuler)

Was war die Motivation für eine neue Softwarelösung?

Die Digitalisierung ist eines der großen aktuellen Themen. Dynamisches Marktumfeld, beschleunigte Globalisierung und digitale Transformation verändern gravierend das Fundament und die Rahmenbedingungen unserer Arbeit. Eine zentrale Antwort ist digital gestütztes Prozess- und Projektmanagement, das alle Divisionen und Ländergesellschaften umfasst.

Was war die Motivation für eine neue Softwarelösung?

Die Digitalisierung ist eines der großen aktuellen Themen. Dynamisches Marktumfeld, beschleunigte Globalisierung und digitale Transformation verändern gravierend das Fundament und die Rahmenbedingungen unserer Arbeit. Eine zentrale Antwort ist digital gestütztes Prozess- und Projektmanagement, das alle Divisionen und Ländergesellschaften umfasst.

Wie fiel die Entscheidung auf den Projektpartner GABO?

Wir hatten eine Marktrecherche betrieben und waren mit einigen interessanten Firmen im Gespräch. Es war ein langer Auswahlprozess, wir haben es uns nicht leicht gemacht. Doch die meisten IT-Firmen wollen ein fertiges Produkt verkaufen, etwas von der Stange liefern. Doch wir haben spezifische Anforderungen, wollten aber auf eine bereits am Markt etablierte Lösung zurückgreifen, die bereits viele Funktionen bietet. Von GABO kamen authentische Signale und konkrete Ideen, wie die vorhandene ADASTRA π-Standardlösung individuell angepasst werden kann. Hier sahen wir unsere Belange abgebildet. Also fiel die Teamentscheidung auf diesen Anbieter.

Was für ein Tool hat Schuler gemeinsam mit GABO entwickelt?

Unser Ziel war eine Harmonisierung, so dass es am Ende ein Tool für alle gibt. Es galt, die unterschiedlichen Herangehensweisen der Projektmanager zu vereinheitlichen und auf ein starkes gemeinsames Niveau zu heben. Nach einem Ideenwettbewerb wurde dem Ganzen ein firmeninterner Name gegeben: SCOPE. Das klingt nicht nur innovativ, dynamisch und nach modernem Vorgehen – das ist es auch.

Anfuehrungszeichen

Zitat von Oliver Krause Geschäftsführer bei GABO

Wir haben zusammen etwas Großes geschaffen. Diese Lösung wurde von der Praxis für die Praxis entwickelt.

Wann ging es los und wo stehen Sie heute?

Start war 2015, die Implementierung erfolgte im November 2016 und seit Januar 2017 ist das System operativ im Einsatz. Gegen Ende gab es umfangreiche Mitarbeiterschulungen, sowohl als intensives Präsenztraining in Göppingen und Weingarten als auch weltweit online. Wir haben Key User ausgebildet, die nun die Mannschaft schulen und erste Ansprechpartner bei Anwendungsfragen sind. Neue Projekte werden jetzt konsequent mit SCOPE aufgesetzt. Bis Mitte 2018 haben wir die Übergangsphase voraussichtlich abgeschlossen.

Welche Herausforderungen gab es bei dem Projekt?

Alle unter einen Hut zu bringen war nicht so einfach. Jeder ist ja der Meinung, seine Listen und Herangehensweisen waren bisher die besten. Das mussten wir also intern aufbrechen und jedem das zur Verfügung stellen, was er braucht. Wir wollten keine neue IT-Lösung überstülpen, sondern sahen es als gemeinsames Projekt. Für Verständnis werben, gegen Widerstände angehen, Zustimmung einholen – dafür mussten wir einige Schleifen drehen, auch mit Hilfe des Vorstands.

Und wie ist die aktuelle Lage?

Manche trauern der alten Lösung noch hinterher, das ist normal. Doch im Kern ist die Akzeptanz sehr groß – das kommt daher, dass wir gemeinsam den Weg beschritten haben. Ich sage immer: Appetit kommt beim Essen. Schon bei den Demoversionen zeigten sich die Vorteile. Miteinander wurden die Listen angepasst, Icons ergänzt, Deklarationen im Lastenheft eingetragen und die Details nachjustiert. Unsere IT schaffte den Schritt über den Tellerrand, da SharePoint bisher nicht zu unserem Standard gehörte. Divisionsübergreifend sind derzeit insgesamt etwa 200 Projekte und rund 3000 aktive Benutzer angelegt. Es arbeiten aktuell etwa 150 Projektmanager mit der Plattform.

Welchen Mehrwert bietet SCOPE?

Die IT-Lösung ermöglicht mehr Beweglichkeit, Transparenz und Effizienz. Sie schafft den Mitarbeitern neue Freiräume, in denen sie sich schneller und zielgerichteter auf Produkte, Dienstleistungen und Kundenbedürfnisse konzentrieren können. Ob Einkauf, Qualitätssicherung, Logistik oder Produktion: Alle kommen bei der Auftragsabwicklung mit dem Tool in Berührung. Die Lösung erreicht großflächige Dimensionen. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit über Bereiche hinweg, über Ozeane hinweg und über Zeit- und Sprachbarrieren hinweg zeigt den großen Mehrwert.

Wie war die Zusammenarbeit mit GABO?

Seitens Schuler waren 30 Personen im Kernteam involviert. Wir haben mit GABO lösungsorientiert und pragmatisch gearbeitet. Es war ein transparentes Miteinander, Probleme wurden offen angesprochen, kreativ und mit Nachdruck bearbeitet. Wir waren im engen Austausch und es gab immer ein offenes Ohr, wenn von uns etwas zurückgemeldet wurde. GABO ist ein kundenorientierter und flexibler Partner mit großem Know-how und fachlicher wie auch menschlicher Kompetenz.

Anfuehrungszeichen

Zitat von Reinhold Seefried Key Account Manager bei GABO

Beide Seiten wollten konsequent an diesem Projekt arbeiten. Das hießt, sich auch mal durchbeißen. Dabei haben wir auf eines nie verzichtet: auf den menschlichen Umgang miteinander.

Was ist Ihr Fazit?

Am Projektgeschäft entscheiden sich Erfolg und Ertragsstärke. Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist ein wirkungsvolles Werkzeug. In den Händen unserer engagierten und motivierten Mitarbeiter wird SCOPE seine nachhaltige positive Wirkung entfalten. Der Mehrwehrt ist die Harmonisierung der Bemühungen der Divisionen. Wir haben also die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft gestellt.

Wem würden Sie die Zusammenarbeit mit GABO empfehlen?

Unternehmen, die wie wir einen starken Fokus auf dem Projektgeschäft haben. Wer gerade mal zehn Projekte jährlich stemmt, kann das mit konservativen Mitteln tun. Die Vorteile steigen mit der Anzahl der Projekte. Die Stärke des Tools kommt vor allem in Projekten mit Verbundcharakter zum Tragen.

Große Zeitersparnis durch einheitliche Struktur

Einblicke in die Arbeitswelt von Carolin Rombold, Projektmanagement in der Division Automotive bei Schuler in Göppingen

Schuler - Pressenlinie

Gerade bereitet das Projektmanagement die Produktion und Lieferung einer Pressenlinie nach China vor. Und freut sich dabei über die selbsterklärenden und intuitiv anwendbaren Tools von SCOPE: „Ich sehe genau, wo mein Projekt steht, wo ich hinterher sein muss, welchen Kollegen ich dringend anrufen sollte.“ Sie schätzt die Usability, Flexibilität und Schnelligkeit von SCOPE, gerade auch „weil mir bevorstehende und verspätete Aufgaben angezeigt werden und jeder Beteiligte die ihm zugewiesenen Aufgaben pro Projekt kennt.“

Von Designentwicklung bis Baustellenstart, von Auftragsabwicklung bis Abnahme, von Einlassungsphase bis Planung der Außenbaustelle, von Inbetriebnahme bis Serviceübergabe: Um die Pressen für die Automotive-Branche vertragsgerecht zum Kunden zu bringen, werden zahlreiche Module benötigt.

Was, wenn sich die Verschiffungspläne verspäten? Oder die Maschine schon am Hof steht um ins Ausland zu kommen, plötzlich aber die Exportpapiere fehlen? „Einfach rein klicken. Jeder weiß, wo was zu finden ist, wo man suchen muss und fündig wird – im Ordner ist alles da. Das ermöglicht große Zeitersparnis.“

Die Aufgabenlisten sind nicht nur mit E-Mail-Funktion ausgestattet, sondern das System erinnert sogar fünf Tage vor Fälligkeit an To Dos.

Die Dokumententemplates beinhalten aktuell gültige Abnahmeprotokolle und in der Historie ist nachvollziehbar, wer etwas geändert hat. „Und auf MySite behalte ich projektübergreifend den Überblick über die eigenen Aufgaben und kann bei Bedarf individuelle Reiter ergänzen.“

Schuler - Renhold Seefried (GABO) und Thomas Herrlinger (Schuler
Anfuehrungszeichen

Zitat von Reinhold Seefried Key Account Manager bei GABO

Wir optimieren Geschäftsprozesse. Hierfür entwickeln wir erst ein tiefes Kunden- und Prozessverständnis und dann auf Basis etablierter Komponenten individuelle Lösungen.

Anfuehrungszeichen

Zitat von Reinhold Seefried Key Account Manager bei GABO

Wir optimieren Geschäftsprozesse. Hierfür entwickeln wir erst ein tiefes Kunden- und Prozessverständnis und dann auf Basis etablierter Komponenten individuelle Lösungen.

Schuler - Projetübersicht in ADASTRA π

Vorteile für Schuler

ADASTRA π als unternehmensweites Projektportal

Logo ADASTRA π
  • Projektportal auf SharePoint-Basis

  • Moderne Technologie für moderne Formen der Zusammenarbeit

  • Ständige aktuelle Verfügbarkeit sämtlicher Informationen und Dokumente

  • Zukunftsfähige Lösung der Dokumentenablage und des Dokumentenmanagements

  • Single Point of Information – Informationsfluss tagesaktuell und durchgängig gewährleistet

  • Berechtigungskonzept mit Zugriff externer Projektbeteiligter

  • Auflistung aller zugeordneten Beteiligten (externe Dienstleister, interne Mitarbeiter)

  • 100 % transparente Prozesse

  • Projektanlage und Projektverwaltung, Projektreporting und Projektarchiv

  • Zentrale Aufgabenverwaltung mit definiertem globalem Zeitplan

  • Effiziente und effektive Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten

  • Meilensteinansicht und Workflow- Kontrolle

  • Automatische Anpassung des Bauzeitenplans

  • Einbinden von Anlagen und Ablage von Fotos und Dokumenten per Drag & Drop

  • Klar definierte Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten

  • Interne und externe Projektstruktur in Form von Organigrammen
    abgebildet

  • Vordefinierte Checklisten und Verwendung unternehmensweiter Vorlagen

  • Deutliche Reduktion des Verwaltungsaufwands

Entdecken Sie uns und unsere Stärken

Wir entwickeln Lösungen zur Optimierung von Ihren Geschäftsprozessen, zur digitalen Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen und im Bereich Business Intelligence. Mit jeder Technologie!

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