Referenz

Digitalisierung, Globalisierung, Wachstum

emz-Hanauer gestaltet smarte Produkte für den modernen Haushalt – und geht intern durch eine bedarfsorientierte SharePoint-Lösung einen nächsten großen Schritt in Richtung Zukunft

Wie steuert der weltweit führende Entwickler und Hersteller von Komponenten und Komplettsystemen für den modernen Haushalt seine komplexen Projekte? Wie lassen sich Aufgaben, die von weltweit mehr als 1000 Mitarbeitern bewerkstelligt werden, effektiv, transparent und aktuell managen? Welche Tools helfen dabei, im Alltag zwischen der deutschen Firmenzentrale und den eigenen Werken in Tschechien, Mexiko und China jederzeit den Überblick zu behalten? Und wie lassen sich Aufträge innerhalb des weltweiten Vertriebsnetzes so abwickeln, dass alles reibungslos und effizient passiert? Für emz-Hanauer wurde eine SharePoint-Lösung geschaffen, die ganz auf der Linie des Unternehmens liegt: innovativ, smart und dynamisch.

Hausgeräte, Haustechnik, Umwelttechnik – in diesen Geschäftsbereichen hat sich die emz-Hanauer GmbH & Co. KGaA einen Namen gemacht – und das bereits seit 70 Jahren. Das weltweit agierende deutsche Unternehmen mit Sitz in Nabburg (Oberpfalz) entwickelt und produziert Bauteile und Systeme für Geschirrspüler, Waschmaschinen, Trockner und Kühlschränke. Bei Verriegelungen und Sensoren ist emz-Hanauer der Weltmarktführer. In den Feldern Haustechnik (Smart Home) und Entsorgungstechnik (Smart City) arbeitet das Unternehmen an den Trendthemen Digitalisierung und Internet der Dinge. Im Herbst 2016 war es an der Zeit, eine neue Intranet-Lösung ausfindig zu machen – die sich im besten Fall modern, flott und in Form von schlanken Prozessen darstellt, um exakt zur emz-Firmenphilosophie zu passen. Die Entscheidung fiel erst auf Microsoft SharePoint und dann auf die Zusammenarbeit mit GABO.

Alles beginnt mit einer Idee…

Spätestens dann, wenn ein Unternehmen sich zunehmend international aufstellt und global wächst, stehen plötzlich neue Herausforderungen auf der Agenda. So ging es auch emz-Hanauer: Durch die zusätzlichen Produktions- und Entwicklungsstandorte in Mexiko und China wurde der Wunsch laut, mit einem fortschrittlichen IT-System arbeiten zu wollen, das alle Mitarbeiter einbindet und daher auch mehrsprachig funktioniert. Auch komfortable Ergänzungen wie Intranet, Wiki und Cloud sollte die Lösung beinhalten. Der Auswahlprozess der Unternehmensleitung fiel daher auf Microsoft SharePoint. Der Schritt war einfach zu bewerkstelligen, da bereits ein Microsoft-Vertrag existierte und die Umsetzung lizenztechnisch einen nur geringen Aufwand darstellte.

Motivation als Antrieb für neue Lösungen…

Wo will der Kunde hin? Was hat er vor? Wie stellt er sich die Lösung vor? Mit diesem Fragenkatalog startete die Zusammenarbeit in einem intensiven, mehrtägigen Workshop, in dem die Neuausrichtung von SharePoint im Fokus stand. Anspruch war es, alle emz-Abteilungen abzuholen, ihre Wünsche abzufragen und bei der Umsetzung einzubinden. Immer mit dem Ziel vor Augen, keine Konfiguration vorwegzunehmen, sondern den Systemprozess neu aufzusetzen – und das auf höchstem Level. Die Komplexität der Aufgabe zeigte sich in der Zusammenarbeit mit den verschiedenen Fachabteilungen.

Mit der Digitalisierung von Prozessen schaffen wir echte Mehrwerte für unsere Kunden. Die emz-Hanauer ist ein tolles Vorbild für jedes mittelständisch geprägtes Unternehmen.

Weg von der Bereichsdenke und hin zu einer prozessorientierten Arbeitsweise.

Das große Thema der Optimierung von Berechtigungen, also allen Personen Zugriff gewähren, die sich in einem Prozess mit einem Produkt beschäftigen. Die Nutzung von SharePoint neben der ERP-Lösung verstärken. Datenredundanzen auflösen und durch Workflows unterstützen. Das alles waren Wunschvorstellungen, die emz-Hanauer formuliert hatte und die es zu realisieren galt. Hinzu kamen die unterschiedlichen Versionsstände der Daten und letztendlich auch das Thema Speicherplatz.

Intelligenz als Antwort…

Inzwischen lassen sich über die SharePoint-Lösung sogar verschiedene Aufgaben koordinieren – beispielsweise wenn Bauteile, die in mehreren
Produkten verwendet werden, angepasst werden müssen. Das System hilft dabei, dass diese Änderungen nachvollziehbar sind und die möglichen Auswirkungen auf andere Produkte sichtbar werden. Ein anderes Beispiel ist die Strukturierung, die gerade für Führungskräfte ein wichtiges Instrument darstellt: Nicht nur der Workflow einzelner Mitarbeiter, die Aufgabenübersicht und zentrale Arbeitslisten bringen jetzt Vorteile. Auch eine Meeting-Einladung inklusive Besprechungsregeln, Zeitplan und Agenda funktioniert jetzt über Share-Point einwandfrei.

Im Interview: Andreas Weidmüller, Mitglied der Geschäftsleitung und Prokurist bei emz-Hanauer

Was war die Motivation für eine neue Softwarelösung?

Ob Infos der Geschäftsleitung, Umsatzvorschau oder der klassische Kantinen-Speiseplan: Wie an einer Art schwarzem Brett hatten wir bisher unseren Mitarbeitern verschiedene Informationen über eine Intranet-Lösung bereitgestellt. Nun standen wir vor der Herausforderung, ob wir hier ein Release auf das bisherige System veranlassen oder etwas komplett Neues suchen.

Wie fiel die Entscheidung auf SharePoint?

Wir hatten einen Anforderungskatalog erstellt, was wir uns von einer neuen Intranet-Lösung alles wünschen. Der Workflow und die Mehrsprachigkeit aber auch die Verknüpfung von Berechtigungsstrukturen waren Punkte, die uns unter den Nägel brannten. Wir hatten uns verschiedene Systeme im Vorfeld angeschaut, SharePoint deckte alle Bereiche ab und bot das größte Potenzial, denn das Internet sollte nicht nur eine Kommunikationsplattform sein, sondern auch die Basis, um geschäftskritische Prozesse abzubilden.

Wann kam der Projektpartner GABO ins Spiel?

Das SharePoint-Leben bei emz begann ursprünglich mit einem anderen Anbieter. Doch die Zusammenarbeit entwickelte sich ressourcentechnisch nicht so, wie wir uns das vorgestellt hatten. Es war schnell klar, dass wir für einen SharePoint-Release nun einen echten Profi brauchten. Nach einigen Recherchen kamen wir auf die R.K. Consulting GmbH in Nürnberg, die mit „Professional IT Solutions“ warb und nun ein Teil von GABO ist. Von dort war der Weg zu GABO somit nicht mehr weit…

Welche besondere Herausforderung gab es bei dem Projekt?

Parallel zur Neustrukturierung von SharePoint fand auch bei uns im Haus eine gewaltige Neuausrichtung statt: Die bisherige klassische und funktionsorientierte Aufteilung in Entwicklungsabteilung, Auftragsmanagement, Fertig, Vertrieb und Einkauf wurde komplett über Bord geworfen. Stattdessen sollte es Business Units geben für Hausgeräte, Haustechnik und Umwelttechnik – jede Unit mit ihren jeweiligen Disziplinen. Diese neue Denkweise hat uns dazu bewogen, Share-Point komplett umzubauen.

Welchen Mehrwert bietet SharePoint?

Wo früher viel Papier durch den Betrieb getragen wurde oder wo man sich gefragt hat, wo die Begleitkarten gerade sind, läuft heute alles in der digitalen Welt. Von Freigabeschleifen über Signaturen bis hin zur direkten Dokumentation: Wir haben eine ganz deutliche Prozessoptimierung erreicht. Unter den neuen Bedingungen müssen wir die Daten auch nur einmal ablegen, alle greifen dann auf den identischen Datenstand zu – auch international. Was früher per Mail gesendet wurde, funktioniert heute über einen Link.

Was ist noch in Planung?

Wir hegen die Hoffnung, dass demnächst auch die Zertifizierungen einfacher von statten gehen. Bei den Audits wollen wir größere Transparenz schaffen. Gerade in der Zusammenarbeit mit namhaften großen Unternehmen können wir jetzt zeigen: Wir sind der ideale Partner, ein gut organisierter Zulieferer, der zuverlässig und bestens organisiert ist. Wir haben die prozessorientierte Arbeitsweise verinnerlicht und können das belegen.

Wir sind kein Konzern, haben aber komplexe Ecken – daher brauchen wir Fachleute, die uns verstehen.

Was war die Motivation für eine neue Softwarelösung?

Ob Infos der Geschäftsleitung, Umsatzvorschau oder der klassische Kantinen-Speiseplan: Wie an einer Art schwarzem Brett hatten wir bisher unseren Mitarbeitern verschiedene Informationen über eine Intranet-Lösung bereitgestellt. Nun standen wir vor der Herausforderung, ob wir hier ein Release auf das bisherige System veranlassen oder etwas komplett Neues suchen.

Wie fiel die Entscheidung auf SharePoint?

Wir hatten einen Anforderungskatalog erstellt, was wir uns von einer neuen Intranet-Lösung alles wünschen. Der Workflow und die Mehrsprachigkeit aber auch die Verknüpfung von Berechtigungsstrukturen waren Punkte, die uns unter den Nägel brannten. Wir hatten uns verschiedene Systeme im Vorfeld angeschaut, SharePoint deckte alle Bereiche ab und bot das größte Potenzial, denn das Internet sollte nicht nur eine Kommunikationsplattform sein, sondern auch die Basis, um geschäftskritische Prozesse abzubilden.

Wann kam der Projektpartner GABO ins Spiel?

Das SharePoint-Leben bei emz begann ursprünglich mit einem anderen Anbieter. Doch die Zusammenarbeit entwickelte sich ressourcentechnisch nicht so, wie wir uns das vorgestellt hatten. Es war schnell klar, dass wir für einen SharePoint-Release nun einen echten Profi brauchten. Nach einigen Recherchen kamen wir auf die R.K. Consulting GmbH in Nürnberg, die mit „Professional IT Solutions“ warb und nun ein Teil von GABO ist. Von dort war der Weg zu GABO somit nicht mehr weit…

Welche besondere Herausforderung gab es bei dem Projekt?

Parallel zur Neustrukturierung von SharePoint fand auch bei uns im Haus eine gewaltige Neuausrichtung statt: Die bisherige klassische und funktionsorientierte Aufteilung in Entwicklungsabteilung, Auftragsmanagement, Fertig, Vertrieb und Einkauf wurde komplett über Bord geworfen. Stattdessen sollte es Business Units geben für Hausgeräte, Haustechnik und Umwelttechnik – jede Unit mit ihren jeweiligen Disziplinen. Diese neue Denkweise hat uns dazu bewogen, Share-Point komplett umzubauen.

Welchen Mehrwert bietet SharePoint?

Wo früher viel Papier durch den Betrieb getragen wurde oder wo man sich gefragt hat, wo die Begleitkarten gerade sind, läuft heute alles in der digitalen Welt. Von Freigabeschleifen über Signaturen bis hin zur direkten Dokumentation: Wir haben eine ganz deutliche Prozessoptimierung erreicht. Unter den neuen Bedingungen müssen wir die Daten auch nur einmal ablegen, alle greifen dann auf den identischen Datenstand zu – auch international. Was früher per Mail gesendet wurde, funktioniert heute über einen Link.

Was ist noch in Planung?

Wir hegen die Hoffnung, dass demnächst auch die Zertifizierungen einfacher von statten gehen. Bei den Audits wollen wir größere Transparenz schaffen. Gerade in der Zusammenarbeit mit namhaften großen Unternehmen können wir jetzt zeigen: Wir sind der ideale Partner, ein gut organisierter Zulieferer, der zuverlässig und bestens organisiert ist. Wir haben die prozessorientierte Arbeitsweise verinnerlicht und können das belegen.

Wie war die Meinung der Mitarbeiter zur Umstellung?

Eines unserer wichtigsten Anliegen war, dass sich die Mitarbeiter im neuen System zurechtfinden. Das Umdenken war anfangs das größte Hemmnis, denn früher dachte ja jeder in Ordnerstrukturen. Jetzt denken wir in Metadaten. Es ist eine deutliche Umstellung in der Arbeitsweise, wenn man es gewohnt ist, auf File-Ebene zu arbeiten. Um alle Mitarbeiter weltweit mit der neuen Lösung vertraut zu machen, wurde seitens GABO ein komplettes Schulungsprogramm aufgesetzt. Sowohl über Präsenzschulungen als auch Webkonferenzen war es möglich, das Team mit SharePoint optimal vertraut zu machen.

Wie ist die Akzeptanz heute?

Wir sind stufenweise in die neue SharePoint-Lösung umgezogen. Die Key User haben das neue System schnell akzeptiert, die Neuerungen kennengelernt und festgestellt, welchen Mehrwert sie generieren. Bei einzelnen Mitarbeitern hat die Anpassung der Arbeitsweise etwas länger gedauert. Es hat etwa ein Jahr gebraucht, bis das System final akzeptiert wurde und die hervorragende Lösung jetzt als Ganzes betrachtet wird.

Wem legen Sie das System ans Herz?

Ich empfehle SharePoint jedem Unternehmen ab einer gewissen Größe, es eignet sich durchaus für KMU. Wer strukturiert mit Daten arbeiten und Informationen breiter streuen, wer das Arbeiten zwischen Abteilungen vereinfachen will, ist damit gut beraten. Jede Firma, die ihre digitale Kollaboration vorantreiben möchte, sollte diese Lösung anstreben.

Die Zusammenarbeit ist mittlerweile mehr als eine reine Kunden-Lieferant-Beziehung.

Wie war die Zusammenarbeit mit GABO?

Wir haben einen hohen Zufriedenheitsgrad, erst recht was das menschliche Miteinander betrifft. Techniker und Projektleiter haben uns eine hohe Sicherheit gegeben. Wenn Fragen auftauchten oder was hing, wurde schnell reagiert. Wir sind kein Konzern, haben aber komplexe Ecken – daher brauchen wir Fachleute, die uns verstehen. Nach diesen sehr guten Erfahrungen gehe ich davon aus, dass die Verbindung bestehen bleibt. Denn für uns ist das inzwischen weit mehr als eine klassische Kunden-Lieferanten-Beziehung – es ist echte Partnerschaft, die darauf aus ist, miteinander voran zu kommen.

Was heißt das mit Blick auf die Zukunft?

Uns gehen die Ideen ja nicht aus. Der Changeprozess ist derzeit noch in der operativen Umsetzung, an sehr komplexen Workflows wird noch programmiert. Jetzt geht es um die tatsächliche Optimierung. Systembrüche wollen wir noch auflösen, also SharePoint mit anderen Programmen koppeln. Langweilig wird es bei uns nie, das zeichnet emz aus.

Statement des Projektleiters Martin Rabe

GABO und R.K. Consulting gehen gemeinsame Wege und bündeln seit dem Jahr 2016 ihre Kräfte. Während sich GABO auf die Beratung sowie die Konzeption und Umsetzung von Lösungen zur Optimierung komplexer Geschäftsprozesse konzentriert (insbesondere auf der Basis von Microsoft SharePoint Office 365 und etablierter Business Intelligence-Lösungen), verfügt R.K. Consulting über Technologiekompetenz im Bereich Microsoft SharePoint und Office 365 – letztendlich eine perfekte Kombination. Auch bei emz-Hanauer wurde Hand in Hand gearbeitet.

Martin Rabe, Projektleiter und Kundenbetreuer bei der GABO, erklärt das aus seiner Perspektive.

„Das Projekt bei emz-Hanauer ist ein typisches Beispiel dafür, wie ein Mittelstandunternehmen das Thema Digitalisierung gekonnt umsetzt. Wir hatten gerade am Startpunkt viel Arbeit, denn es ging ja nicht nur darum, ein System aufzuhübschen. Die Herausforderung war, weg vom Silo-Denken einzelner Abteilungen hin zu digitalen Abläufen zu kommen. Alle Informationsflüsse im Unternehmen sollten zukünftig also digital stattfinden.

In den zwei Jahren Arbeit ist viel passiert! Der größte Block war das Produktcenter; dieses wurde gezielt umgebaut und die Berechtigungen ausgeweitet. Ich erinnere mich, wie wir 360 Produkte umgezogen und alle Dokumente samt Metadaten in das neue SharePoint-System integriert haben. Der Datentransfer war nicht mit einem Migrationstool, sondern nur über eine eigene Programmierung machbar.

Was mich besonders beeindruckt, ist die Kombination der smarten Software mit den smarten emz-Produkten. Sowohl das Portfolio als auch die Prozessgestaltung sind jetzt schon in der Zukunft angekommen. Die konkreten Anwendungen für das Internet der Dinge und die Steuer- und Regelungstechnik im Rahmen von Smart Home werden durch Share-Point ideal unterstützt.“

Ich freue mich, dass ich mit meiner Erfahrung zur Digitalisierungsstrategie der emz-Hanauer als Berater ein Stück beitragen durfte

Montage einer Christbaumkette in der Anfangszeit von emz

Ein historischer Blick auf emz

Alles begann im Kellerraum einer Glasschleife in Zangenstein in der Oberpfalz. Hier hatte Ernst Hanauer Senior im Mai 1948 unter dem Namen „Elektromanufaktur Zangenstein“ sein Unternehmen aus der Taufe gehoben. Mit acht Frauen produzierte er Drehkondensatoren für das erste deutsche Nachkriegsradio „Heinzelmann“ von Grundig. In Spitzenzeiten waren 800 Mitarbeiter damit beschäftigt, Kondensatoren für die gesamte deutsche Unterhaltungselektronikindustrie herzustellen. 1949 kam die „Christbaumkette“ für OSRAM ins Programm – ein Produkt, das erst 2017 endgültig eingestellt wurde.

Vom reinen Lohnfertiger zum integrierten Technologiekonzern: In den 50er-Jahren wurde ein eigener Werkzeugbau gegründet, in den 60er-Jahren kam ein eigener Betriebsmittelbau dazu. Es folgen mit der Kunststoffkette erste eigene Produkte. Wickelautomat für Kondensatoren, Komponenten für Nachtstromspeicheröfen, Sicherheitsregler für Herde: Die emz-Konstruktionen waren jeher zeitgemäß und nachgefragt.

Mit der eigenen Entwicklungsabteilung rückte in den 70er-Jahren die technische Kompetenz noch stärker in den Mittelpunkt des Unternehmensprofils. Ob Wasserstandsregler für Geschirrspüler, Türverriegelung für Waschmaschinen oder Verriegelungseinheiten für Mülltonnen: Die innovativen Ideen ermöglichen immer wieder Einstiege in neue strategische Geschäftseinheiten. Ende der 90er-Jahre entwickelt sich emz zum global Player. Zielmärkte sind die USA und Asien, die Position in Europa wir systematisch ausgebaut. Neben Cernosin (Tschechien) und Queretaro (Mexiko) gehört auch Nanjing (China) zu den Auslandsstandorten.