Referenz

GEMA – Planning mit MicroStrategy

Ein GABO Projekteinsatz bei der GEMA –

Die GEMA beauftragte die GABO mbH zur Unterstützung bei der Implementierung einer Planungslösung auf Basis des Reportingtools MicroStrategy. Die Planungslösung sollte auf Grundlage eines Data Warehouses entstehen, welches auch für Reporting- und Analysezwecke verwendet werden soll.

Das Projekt startet im Sommer 2016 mit der Anforderungsaufnahme für die Planungslösung. Hierbei wurde auf „grüner Wiese“ in einem kreativen prototypischen Prozess konzipiert. Dies bedeutet, dass fachliche Anforderungen schrittweise im Backend und Frontend umgesetzt, abgenommen und erweitert werden. Hierbei entstand ein sogenannter modularer Aufbau der Gesamtlösung Planning mit MicroStrategy für die GEMA.

Nach mehrmonatiger Testphase wurde die Planungslösung im Dezember 2017 in den produktiven Betrieb übernommen. Features waren hierbei ein zweistufiger Planungsprozess entlang eines Planungsworkflows zur Abgabe und Annahme von Planzahlen. Der Workflow kann über ein Status-Reporting überwacht werden.

Weiterhin gibt es in der Plananalyse die Möglichkeit Pläne und deren Komponenten zu analysieren und zu vergleichen.

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Die Projektphasen

In zwei Projektphasen wurden unterschiedliche Module entwickelt, umgesetzt und deployed:

  • Plan initialisieren,

  • Referenzpläne für Erträge, Kostenstelle und Aufträge,

  • Status-Reporting,

  • Ertragsplanung, Kostenstellenplanung und Auftragsplanung,

  • Plananalyse,

  • Planstatusworkflow,

  • Managementreport gesamt und Einzelberichte,

  • Kommentierung.

  • Stammdatenverwaltung,

  • Historisierung der Kommentare,

  • Plankopf bearbeiten für Referenzpläne und

  • bestehenden Plan kopieren.

Das Benutzerkonzept

Eine weitere Besonderheit ist das dreistufige Benutzerkonzept mit den Rollen:

Consumer

besitzen lediglich lesende Rechte innerhalb ihrer Division auf einen Plan

Planer

dürfen Planzahlen für Ihre Division eingeben, analysieren und abgeben

Planungs-Administrator

nehmen Planzahlen an, geben diese ggf. wieder an den entsprechenden Planer zur Bearbeitung zurück und übernehmen den ganzen Administrativen Bereich wie Stammdatenverwaltung, Planinitialisierung, Plankopfbearbeitung und Referenzpläne anlegen

Überwachung des Planungsstatusworkflow

Veröffentlichung abgeschlossener Pläne im Managementreport

Welche Features wurden mit Hilfe von MicroStrategy umgesetzt?

  • Modularer Planungsbaukasten

  • 2-Stufiger Planungsprozess

  • Erstellung von individuellen Plänen

  • Planung aufgrund von Vorgaben (z.B. Soll, Budget)

  • Abbildung von individuellen Planungsworkflows mit Änderungshistorie

  • Erstellung von Zielvorgaben für Pläne

  • Abbildung eines individuellen Benutzer Rechte & Rollenkonzepts

  • Sperrfunktionen

  • Pixel-Perfect Design

  • Eingabe und Anzeige von historisierten Kommentaren

  • Paralleles arbeiten von mehreren Anwendern

  • Personalisierung / Anpassung der Oberfläche

  • Integration von Enterprise Reports

  • Integration der Planungsdaten in eine Analyseoberfläche

Maßgeschneidert. Transparent. Optimal.

Anfuehrungszeichen

Interview mit Christian Brandmair, Leiter Controlling, GEMA

„Wir können nun eine maßgeschneiderte Lösung für unseren Planungsprozess einsetzen, die unsere Anforderungen an den Planungsprozess (sowohl Top-Down, als auch Bottom-Up) optimal unterstützt. Dank des integrierten Planungsworkflows, der auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist, haben wir jederzeit Transparenz über den Planungsfortschritt. Die Kombination der Planungsanwendung mit den Reportingfunktionalitäten von MicroStrategy ermöglicht hochperformante und punktgenaue Planungsanalysen. Durch die ganzheitliche Abbildung der Planung im BI-System wird der Planungsprozess nicht nur einfacher – auch der manuelle Aufwand ist signifikant niedriger.

GABO hat uns im Projekt – beginnend bei der fachlichen Konzeption, bis hin zu Test und Abnahme – optimal unterstützt.“

Weitere Lösungen wie ein GEMA-übergreifendes Financial Reporting konnten ebenfalls bereits umgesetzt und im Produktivbetrieb übernommen werden.

An weiteren Lösungen wie einem Reporting für den Außendienst der GEMA, einem Projektcontrolling und weiteren spannenden Projekten wird gerade gearbeitet.

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