Was tut der weltweit führende Hersteller von Pressen, um seine zahlreichen komplexen Projekte zu steuern? Wie lassen sich Aufgaben, die von rund 6.600 Mitarbeitern in 40 Ländern bewerkstelligt werden, effektiv, transparent und aktuell managen? Welche Tools helfen den anspruchsvollen Projektmanagern dabei, jederzeit den Überblick zu behalten? Für Schuler wurde die neue Projektmanagement-Plattform SCOPE, die auf der Microsoft SharePoint-Lösung ADASTRA π der GABO basiert, entwickelt und individuell auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten. Seit Januar 2017 werden darüber alle Kundenprojekte für das Neumaschinen- und Servicegeschäft abgewickelt. SCOPE ist als SharePoint-Lösung ins Intranet integriert und wird weltweit ausgerollt. Das System soll die Planung, Verwaltung und Bearbeitung von Projekten optimieren und vereinfachen.
Schuler ist Technologie- und Weltmarktführer in der Umformtechnik. Ob Pressen oder Automationslösungen, Werkzeuge, Prozess-Knowhow oder Service: Das Unternehmen bietet Produkte und Dienstleistungen für die gesamte metallverarbeitende Industrie und den automobilen Leichtbau. Zu den Kunden zählen nicht nur Automobilhersteller und -zulieferer, sondern auch Betriebe aus der Schmiede-, Hausgeräte-, Verpackungs-, Energie- und Elektroindustrie. Schuler ist führend bei Münzprägepressen und realisiert Systemlösungen für Luft- und Raumfahrt, den Schienenverkehr und die Großrohr-Fertigung.
Schuler – Stanzautomaten
Der Großteil der Schuler-Kundenaufträge wird über Projekte abgewickelt. Bislang nutzten die einzelnen Geschäftsbereiche unterschiedliche Projektmanagement-Plattformen. Jede der acht Divisionen hatte ein eigenes, meist Excel-lastiges System. Doch bei Projekten mit Durchlaufzeiten von mehreren Jahren, Volumen bis 50 Millionen Euro und die gleich mehrere Standorte und Länder betreffen, zeigten sich die Grenzen der Machbarkeit: Sowohl bei Verbundprojekten als auch an den Schnittstellen zwischen Auftragsabwicklung, Projektmanagement und Fachbereichen kam es immer wieder zu Reibungsverlusten.
Ein Beispiel: Schuler arbeitete mit fünf verschiedenen Beanstandungslisten, um die Qualitätssicherung vor Auslieferung, auf der Baustelle, vom Kunden, in der QS-Abteilung und im Rahmen der Sicherheitsabnahme zu protokollieren. Informationsdefizite, manuelle Kontrollen,hoher Abstimmungsaufwand, zeitintensive Analysen und diverse Dokumentenversionen – das darf bei der Projektdurchführung nicht sein.
Auf der Wunschliste stand bei Schuler also eine effiziente IT-Lösung. Um den hohen Ansprüchen gerecht zu werden, wurde die Projektmanagementlösung ADASTRA π der GABO als Grundlage herangezogen. GABO hat auf der Technologiebasis Microsoft SharePoint eine Standard-Projektportallösung entwickelt, die an die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurde.
Die Digitalisierung ist eines der großen aktuellen Themen. Dynamisches Marktumfeld, beschleunigte Globalisierung und digitale Transformation verändern gravierend das Fundament und die Rahmenbedingungen unserer Arbeit. Eine zentrale Antwort ist digital gestütztes Prozess- und Projektmanagement, das alle Divisionen und Ländergesellschaften umfasst.
Unser Ziel war eine Harmonisierung, so dass es am Ende ein Tool für alle gibt. Es galt, die unterschiedlichen Herangehensweisen der Projektmanager zu vereinheitlichen und auf ein starkes gemeinsames Niveau zu heben. Nach einem Ideenwettbewerb wurde dem Ganzen ein firmeninterner Name gegeben: SCOPE. Das klingt nicht nur innovativ, dynamisch und nach modernem Vorgehen – das ist es auch.
Start war 2015, die Implementierung erfolgte im November 2016 und seit Januar 2017 ist das System operativ im Einsatz. Gegen Ende gab es umfangreiche Mitarbeiterschulungen, sowohl als intensives Präsenztraining in Göppingen und Weingarten als auch weltweit online. Wir haben Key User ausgebildet, die nun die Mannschaft schulen und erste Ansprechpartner bei Anwendungsfragen sind. Neue Projekte werden jetzt konsequent mit SCOPE aufgesetzt. Bis Mitte 2018 haben wir die Übergangsphase voraussichtlich abgeschlossen.
Alle unter einen Hut zu bringen war nicht so einfach. Jeder ist ja der Meinung, seine Listen und Herangehensweisen waren bisher die besten. Das mussten wir also intern aufbrechen und jedem das zur Verfügung stellen, was er braucht. Wir wollten keine neue IT-Lösung überstülpen, sondern sahen es als gemeinsames Projekt. Für Verständnis werben, gegen Widerstände angehen, Zustimmung einholen – dafür mussten wir einige Schleifen drehen, auch mit Hilfe des Vorstands.
Manche trauern der alten Lösung noch hinterher, das ist normal. Doch im Kern ist die Akzeptanz sehr groß – das kommt daher, dass wir gemeinsam den Weg beschritten haben. Ich sage immer: Appetit kommt beim Essen. Schon bei den Demoversionen zeigten sich die Vorteile. Miteinander wurden die Listen angepasst, Icons ergänzt, Deklarationen im Lastenheft eingetragen und die Details nachjustiert. Unsere IT schaffte den Schritt über den Tellerrand, da SharePoint bisher nicht zu unserem Standard gehörte. Divisionsübergreifend sind derzeit insgesamt etwa 200 Projekte und rund 3000 aktive Benutzer angelegt. Es arbeiten aktuell etwa 150 Projektmanager mit der Plattform.
Die IT-Lösung ermöglicht mehr Beweglichkeit, Transparenz und Effizienz. Sie schafft den Mitarbeitern neue Freiräume, in denen sie sich schneller und zielgerichteter auf Produkte, Dienstleistungen und Kundenbedürfnisse konzentrieren können. Ob Einkauf, Qualitätssicherung, Logistik oder Produktion: Alle kommen bei der Auftragsabwicklung mit dem Tool in Berührung. Die Lösung erreicht großflächige Dimensionen. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit über Bereiche hinweg, über Ozeane hinweg und über Zeit- und Sprachbarrieren hinweg zeigt den großen Mehrwert.
Wir haben zusammen etwas Großes geschaffen. Diese Lösung wurde von der Praxis für die Praxis entwickelt.
Im Namen des gesamten GABO-Teams bedanken wir uns herzlich bei den Mitarbeitern von CTT Computertechnik AG für die gute Zusammenarbeit.
Die digitale Transformation betrifft nicht nur Technologien, sondern auch Kultur, Organisation und Prozesse – und damit alle Mitarbeitenden.
