IBCS: Visualisierungs-Standard für Power BI Reportings

Welche Fehler können bei einer uneinheitlichen Visualisierung von Daten auftreten?

Die Herausforderungen, die aus einer uneinheitlichen Darstellung von Daten auftreten können, sind zahlreich – beispielsweise überladene Dashboards, die wichtige Informationen verbergen oder schlichtweg überfordern. Oder auch eine fehlende Kontextualisierung, die das Verständnis erschwert. Auch unklare Visualisierungen, die die Interpretation beeinträchtigen, sind hier zu nennen. Interaktionen vereinfachen spezifische Analysen, fehlen diese, kann es Nutzern schwerfallen, diese zu erstellen. Was, wenn die Daten nicht aktuell sind und was, wenn das niemandem auffällt? Die Liste an Fehlern bei der Interpretation und Darstellung von Daten aus Power BI ist lang – und umso wichtiger ist es, diese Fehler zu vermeiden, um den Geschäftserfolg durch datengetriebene Entscheidungen nicht zu gefährden, sondern positiv zu beeinflussen.

Beispiele für IBCS in Power BI:

Die IBCS folgen der Methodologie der Semantischen Notation von Dr. Rolf Hichert. Daraus ergeben sich die Richtlinien zur Standardisierung von Geschäftsberichten und Datenvisualisierungen, um die Kommunikation von Geschäftsdaten zu verbessern. Die SUCCESS-Regeln sind ein wesentliches Gestaltungskonzept. Sie bieten klare Regeln, um eine Vereinheitlichung zu erreichen. Ein kurzer Überblick zu den elementaren Funktionen des Gestaltungskonzepts unter der Anwendung von Microsoft Power BI:

1. Einheitliche Farbgebung: Durch die Verwendung einer einheitlichen Farbpalette in Diagrammen und Visualisierungen soll es Nutzern erleichtern, Zusammenhänge zu erkennen und Informationen prägnant zu erfassen.
2. Klare Beschriftungen: Gut formulierte und präzise Beschriftungen helfen dabei, beispielsweise die Bedeutung von Daten und Grafiken in Charts (Diagrammen) und Tables (Tabellen) klar zu kommunizieren und vermeiden Missverständnisse in Interpretation oder Zuweisung.
3. Geeignete Visualisierungen: Die Wahl der richtigen Diagramm- und Tabellentypen gemäß den SUCCESS-Regeln ermöglicht es, komplexe Daten auf eine verständliche und aussagekräftige Weise darzustellen. Auf die SUCCESS-Regeln gehen wir im Folgenden ein:

Was sind die SUCCESS-Regeln?

Die SUCCESS-Regeln oder auch Success Principles (engl.) vereinen sieben Regelbereiche der Kommunikation, deren Anfangsbuchstaben das Wort „Success“ bilden. Im Jahr 2013 übertrug Prof. Dr. Hichert wesentliche Bestandteile auf die IBCS-Association. Noch heute verhelfen sie nicht nur zu einer strukturierten Datenwiedergabe, sondern auch zu einer effektiven und erfolgreichen Geschäftskommunikation. Diese umfassen im Folgenden:

1. SAY – Was ist Ihre Botschaft? Jeder Bericht „lebt“ durch die Botschaft, die er aussendet. Hier gilt es im vornherein den richtigen Adressaten zu wählen, um die Botschaft angemessen zu formulieren und zielorientiert zu vermitteln. Eine Botschaft kann in drei Dimensionen unterteilt werden: In Feststellung, Erklärung und Empfehlung. Ein Bericht an den oder die CFO ist also anders adressiert als ein Bericht an den Vorstand. Eine Datensammlung ohne Berücksichtigung der drei Dimensionen bleibt eben das, was es ist – eine Datenansammlung.
2. UNIFY – Gleiches zu Gleichem – oder: die semantische Notation. Hier geht es vor allem darum, dass gleichartige Inhalte auch gleichartig präsentiert werden und sich von nicht gleichem unterscheiden. Und zudem ist hier wichtig: Eine Vereinheitlichung von Inhalten und Strukturen erstreckt sich über alle Bestandteile der Geschäftskommunikation.
3. CONDENSE – Erhöhen Sie die Informationsdichte: Mit einer hohen Informationsdichte können Berichtsinhalte mit komplexen Informationsstrukturen transparent dargestellt werden. Hier gilt es, sich nicht in Details zu verlieren, sondern das große Ganze für sich sprechen zu lassen und erst im Gesamtüberblick die Bewertung von Detailinformationen zuzulassen.
4. CHECK – Sind meine Inhalte visuell integer? Erst durch eine durchgängige und konsequente Einhaltung der Darstellungsformen wie Maßeinheiten und Skalierungen kann eine einheitliche Kommunikation gewährleistet werden. Hier gilt es Verzerrungen in der Wahrnehmung durch unterschiedliche Schriftarten, oder andere visuelle Eigenschaften zu vermeiden und auf Durchgängigkeit und Korrektheit zu überprüfen.
5. EXPRESS – Mit welcher Visualisierung kommt meine Nachricht an? – Viele Visualisierungsmöglichkeiten, viele Optionen. Oft sind gewisse Formen für Diagramme zufällig gewählt und entsprechen dabei nicht den Darstellungskriterien oder sind schlichtweg nicht für eine Darstellung gewisser Inhalte geeignet – es gibt also nicht „das eine Kuchendiagramm für alle Fälle“ – manchmal müssen einzelne Dimensionen im Diagramm vorweg geprüft werden, um eine geeignete Darstellung zu erreichen.
6. SIMPLIFY oder „Weniger ist mehr!“ – Die Botschaft ist einfach: Alles, was nicht der Information dienlich ist, hat in der Darstellung nichts zu suchen. Beispiele hierfür bieten Grafik-Effekte wie Rahmen, Schatten oder Raucheffekte, die zwar besonders eindrucksvoll das grafische Know-How des Autors wiedergeben, allerdings nicht dem Sachverhalt dienlich sind und höchstens ablenken.
7. STRUCTURE – Folgen Sie einer logischen Ordnung: Die Informationen werden in einer logischen Abfolge präsentiert, um den Zusammenhang zwischen den Elementen gut erfassen zu können. Das bedeutet vor allem, dass die Inhalte einer klaren Abfolge einer Argumentationsstruktur mit einer stringenten Hierarchie und einer sinnvollen Unterteilung der Inhalte folgen.

Ergebnis: Durch Standardisierung mehr Unternehmenserfolg mit datengetriebenem Entscheidungsmanagement

Durch die konsequente Anwendung werden Berichte auf allen Unternehmensebenen klar übermittelt und können mit einer deutlich reduzierten Fehlerquote interpretiert werden. Die konsistente Präsentation von Daten ermöglicht es außerdem über verschiedene Unternehmensebenen hinweg, Informationen auf einen Blick zu erfassen und auf einer einheitlichen Grundlage fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Investition zahlt sich aus, da Unternehmen dadurch ihre Leistung steigern und ihren Wettbewerbsvorteil stärken können.