Prolog

Der zweite Expert Circle hat einige von uns, im wahrsten Sinne des Wortes, ins Schwitzen gebracht. Bedingt durch die Corona Krise mussten wir die ursprünglichen Planungen sukzessive ändern. Sehr schnell wurde klar, dass unser Expert Circle nicht in Nürnberg stattfinden kann, dass wir nicht alle Teilnehmer in einem Raum versammeln und dass unsere Referierenden nicht anreisen dürfen.

Dennoch hielten wir an der Veranstaltung fest und haben entschieden: “Der Expert Circle findet statt!” – allerdings virtuell. Kurzerhand wurden die ursprünglich geplanten Themen auf das neue Format angepasst. Hierbei gab es aber auch besondere Herausforderungen, denn einige der Vorträge waren auf zwei Moderatoren ausgelegt. Im neuen Format müssen die beiden Moderatoren virtuell interagieren – wir waren gespannt ob das funktioniert.

Microsoft hat uns partnerschaftlich und unbürokratisch Unterstützung angeboten, um mit deren technischer Ausstattung unsere Themen präsentieren zu können. Leider musste dann auch Microsoft kurzfristig absagen. Da wir alle dazu verpflichtet wurden unnötige Kontakte zu vermeiden, durften auch die Räumlichkeiten bei Microsoft durch externe Partner nicht mehr genutzt werden.

Da wir aber bereits alles auf den virtuellen Expert Circle umgestellt hatten, wagten wir dennoch den Schritt und nutzten das uns zur Verfügung stehende Equipment mit den bereits vorhanden Office 365 Tools, allen voran Microsoft Teams.

Einführung

Pünktlich um zehn Uhr wurden der virtuelle Meetingraum geöffnet und die Teilnehmenden konnten sich anmelden. Um viertel nach zehn eröffnete Oliver Krause, Geschäftsführer der GABO, den Expert Circle mit den Worten: „Herzlich Willkommen zu diesem besonderen Expert Circle!“. Oliver Krause, erläuterte den neuen Ablauf und versprach dennoch spannende Themen und Vorträge. Die Technik funktionierte und so konnten die Impulsvorträge starten.

Digitale Transpiration – Gestaltung des Konditionstrainings für den digitalen Wandel

Marc Pinkus, GABO

Der digitale Wandel erfordert in besonderem Maße Durchhaltevermögen, denn er gleicht eher einem Marathon als einem Sprint. Deshalb ist es auch so wichtig, dass wir uns auf diesen digitalen Wandel entsprechend vorbereiten. Die Analogie zu einem anstrengenden Firmenlauf ist nicht von der Hand zu weisen und so können wir auch die erforderlichen Bausteine in die Vorbereitung für unseren digitalen Wandel übertragen.

Besondere Aufmerksamkeit erfordert der Umstand, dass sich unsere Mitarbeitenden in unterschiedliche Veränderungstypen klassifizieren lassen. Diese Unterschiedlichkeiten sind in jedem Change Projekt vorhanden. Die Kunst besteht nun darin, den unterschiedlichen Geschwindigkeiten bei der Veränderung Rechnung zu tragen und unsere Mitarbeitenden möglichst gemeinsam über die Ziellinie zu bringen.

Der digitale Wandel sollte auf einen längeren Zeitraum ausgelegt sein. Die Innovatoren spielen hierbei eine besondere Rolle, denn sie sind in der Lage unsere Mitarbeitenden mit langsamer Veränderungsgeschwindigkeit zu unterstützen. Genauso wichtig ist es, den Sinn und Zweck der Veränderung zu vermitteln, denn sinnvolle Veränderungen werden von den Mitarbeitenden in der Regel angenommen. Bewährt hat sich dabei eine stufenweise Einführung mit messbaren Teilzielen, die das Erleben von Zwischenerfolgen möglich machen.

Zu guter Letzt hilft es, sogenannte Change Agents zu benennen, die das Potential der Veränderung auch nach Abschluss der ersten Phase weiter beleben und nach vorne bringen.

Auch die Führungsmannschaft muss Flagge zeigen. Je präsenter die Führungskräfte sind, desto erfolgreicher ist das Ergebnis  des digitalen Wandels. Besonders hervorzuheben ist hierbei das Erfordernis aktiv und sichtbar an dem digitalen Wandel teilzunehmen. Die Gruppenbildung mit anderen Führungskräften hilft übergreifende Themen des digitalen Wandels zu organisieren. Die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden vermittelt Vertrauen und fördert so die Bereitschaft zu Veränderung.

Neben den einzuführenden Tools ist auch eine geeignete Strategie wichtig. Die GABO hat in diesem Bereich bereits umfangreiche Erfahrungen sammeln können, die im organisatorischen Framework „House of Information“ zusammengefasst sind. Damit bietet das Framework eine umfassende Unterstützung für den digitalen Wandel.

Deo für Ihre Daten: Schutz und Sicherheit durch frühzeitige Vorsorge

David Pfau, AGOR

Datenschutz und IT bilden in der Vergangenheit ein besonderes Spannungsfeld. Dieses Spannungsfeld wird durch die Nutzung von Cloud basierten Services zusätzlich erweitert. Nun gilt es, im Rahmen des Veränderungsmanagements, die unterschiedlichen Interessen und Anforderungen dieser beiden Bereiche zusammenzubringen. David Pfau und Marc Pinkus skizzierten in einem kleinen Anspiel das Spannungsfeld sehr anschaulich.

„Es geht darum, auf beiden Seiten ein Verständnis für die jeweilige andere Seite zu schaffen!“, erläutert David Pfau das grundsätzliche Ziel seines Vortrags. So ist es notwendig, dass die IT alle erforderlichen Rahmenbedingungen des Datenschutzes kennt. Hierbei spielen Einflüsse aus Politik, Wirtschaft, Recht und Technik eine Rolle. Sie alle im Blick zu haben, ist die herausfordernde Aufgabe des Datenschützers. Durch die Nutzung von Microsoft 365 erhalten die Kunden jedoch auch eine umfangreiche Toolbox an die Hand, mit der die Umsetzung dieser Anforderungen organisiert werden kann. Oft fehlt es aber an dem Wissen um die Funktionen und dem Verständnis für die Gestaltungsmöglichkeiten der jeweils anderen Seite.

Die Zusammenarbeit aller Beteiligten auf diesem Gebiet ist aber nun mal die Grundlage für die erfolgreiche Gestaltung des Datenschutzes. Die Erfahrung hat gezeigt, dass oftmals nur eine initiale Zündung erforderlich ist, um den gemeinsamen Prozess in Gang zu setzen. Die ARGO, als ein erfahrener Dienstleister in allen Datenschutzfragen und die GABO als ein erfahrener Dienstleister in allen Fragen rund um den Einsatz von Microsoft 365 bieten auf Basis dieser Erfahrungen einen Workshop an, der einen Startschuss für die Veränderung in der Zusammenarbeit der am Datenschutz beteiligten Personen ermöglicht.

BI – So wird’s gemacht

Robert Meier, Wolfgang Groß, GABO

Es ist längst kein Geheimnis mehr das Kennzahlen die Grundlage für eine erfolgreiche Steuerung von Unternehmen unabdingbar sind. So ist es auch nicht verwunderlich, dass einige Mitarbeitende damit beschäftigt sind, die Zahlen aus den verschiedenen Systemen aufzubereiten. Oft werden dazu auch noch unterschiedliche Tools verwendet.

Im Ergebnis erhalten wir von den unterschiedlichen Mitarbeitenden für ein und dieselbe Kennzahl unterschiedliche Werte. „Meistens ist es jedoch noch schlimmer!“ erläutert Robert Meier weiter.

Die einzige Chance diesem Umstand zu entgehen ist die Schaffung einer zentralen Datendrehscheibe, die Daten aus den unterschiedlichen Systemen einheitlich aufbereitet und zusammenfasst. Die auf dieser Datenbasis erstellten Auswertungen liefern immer einheitliche und konsistente Kennzahlen.

Oft wird jedoch die Entwicklung einer zentralen Datendrehscheibe als langwierig, aufwändig und zu teuer empfunden. Deshalb liegt die Versuchung nahe eine Datendrehscheibe mit eigenen Ressourcen zu entwickeln. Die Erfahrung hat gezeigt, dass auch mit diesem Vorhaben des Öfteren nicht das gewünschte Ergebnis erzielt wird.

Anders ist das Vorgehen von GABO. Das GABO Warehouse (GWH) ist ein fixes und fertiges Framework, mit dem sie innerhalb kürzester Zeit in der Lage sind, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu konsolidieren und in einem zentralen und konsistenten Datawarehaus bereitzustellen. All unsere Erfahrung ist in die Entwicklung des GABO Warehouse eingeflossen. Intelligente und inkrementelle Ladeprozesse ermöglichen es in kurzer Zeit Daten, auch im laufenden Betrieb, zu aktualisieren. Bereits beim ersten Training werden auf Basis aktueller Betriebsdaten Auswertungen erstellt.

Durch den Einsatz von Microsoft Basistechnologien, zusammen mit unserer GABO Warehouse und den Tools von Office 365 können die Daten zielgerichtet und standardisiert bereitgestellt und ausgewertet werden. „Der Vorteil: Keine Abhängigkeit vom Beratungshaus, schnelle Ergebnisse, wenig Einführungskosten und durch die Nutzung der Microsoft Tools keine zusätzlichen Lizenzkosten!“ erläutert Wolfgang Groß, Bereichsleiter BI bei der GABO.

Top organisierte Daten in einem abgestimmten Ökosystem bilden auch die Grundlage für weitere Zukunftsthemen. So ist es durch KI möglich auf Basis von Datenmustern im GABO Warehouse Vorhersagen zu treffen. „Die deutsche OTTO Group setzt eine Künstliche Intelligenz (KI) ein, um die voraussichtlichen Verkäufe mit einem Vorlauf von einer Woche zu prognostizieren. Bereits 2017 soll OTTO in der Lage gewesen sein, mit Hilfe seines Systems, die Produkt genauen Umsätze für die kommenden 30 Tage mit einer Genauigkeit von 90% zu bestimmen.“ (Quelle: TDWI, Customer Analytics). Mit dem GABO Warehouse wird der Grundstein für die Zukunft gelegt und eine Basis geschaffen, die schon heute nutzbare Erfolge sichert.

Krisenkommunikation mit Microsoft

Alexander Domschke, GABO

Gerade in Krisensituationen ist es wichtig die Mitarbeiter mit zielgerichteten Informationen zu versorgen. Hierbei spielt eine transparente und konsistente Informationsbereitstellung eine große Rolle. Die Power Plattform Community hat eine Beispiel App zur Verfügung gestellt, mit der es möglich ist, eine Krisen Kommunikation im Unternehmen zu etablieren. Die App wird direkt in Teams integriert und ermöglicht es jedem Mitarbeiter sich an einer zentralen Stelle über die wichtigsten Themen zu Informieren.

Zu einem effektiven Krisenmanagement müssen Informationen aus unterschiedlichen Quellen Zur Verfügung gestellt werden. Zum Beispiel Neuigkeiten aus dem Unternehmen, Hinweise zu weiteren Informationsquellen und verlässliche Neuigkeiten zu der Krise aus dem Internet. Zusätzlich ist es wichtig, den Mitarbeitenden aufzuzeigen, wie sie Kontakt mit dem Krisenstab aufnehmen können oder auch eine Rückmeldung oder Hilfeanfrage stellen zu können. All diese Funktionen stellt die Krisen Management App an einer zentralen Stelle bereit. Die Installation erfolgt hierbei in acht Schritten und kann, bei entsprechender Erfahrung, in unter einer Stunde erfolgen.

Die Krisenmanagement App verwendet hierbei die folgenden Microsoft Tools und Technologien:

  • SharePoint online für die Datenhaltung
  • Teams als zentraler Bereitstellungsort für die App
  • Power Apps als Entwicklungsplattform für die App
  • Power Automate als Unterstützung für die Installation und für die automaische Bereitstellung von Hilfeanfragen und Benachrichtigungen

Die App teilt sich in 2 Bereiche auf, eine App für die Administration und eine App für die Mitarbeitenden.

Weitere Informationen erhalten sie über den nachfolgenden Link:
https://docs.microsoft.com/de-de/powerapps/maker/canvas-apps/sample-crisis-communication-app

Power Apps erleben – Eine Live Demo

Jannika Maier, GABO

Die Power Plattform von Microsoft bietet hervorragende Tools mit denen die Digitalisierung in vielen Bereichen einfacher gelingen kann. Sie besteht aus den Tools Power Apps, Power Automate und Power BI. Dieser Vortrag hatte zum Ziel den Teilnehmer zu zeigen, wie einfach und schnell Applikationen erstellt werden können. „Mich haben einige Kunden darauf angesprochen, dass sie eine Applikation suchen, mit der sie schnell eine Lokation erfassen und klassifizieren können.“, erklärte Marc Pinkus den Anwendungsfall, der mittels Power Apps gelöst werden soll.

Folgende Anforderungen werden an die Applikation gestellt:

  • Foto aufnehmen mit einem Handy
  • Klassifizierung des Fotos
  • Speicherung des Fotos in einem zentralen Bereich
  • Anzeige der bereits erstellten Fotos

Die Herausforderung bei der Live Demo lag darin, dass für die Entwicklung der App nur 30 Minuten vorgesehen waren und die einzelnen Schritte den Teilnehmenden zusätzlich erläutert werden sollen.

Jannika Maier entwickelte die App, während Marc Pinkus die Schritte erläuterte.

Zunächst wurde eine SharePoint Liste erstellt, in der die Lokationen gespeichert werden sollten. Für die App werden die folgenden Daten benötigt:

  • Titel:
    Eine Bezeichnung für die Lokation
  • Art:
    Klassifizierung der Lokation hinsichtlich der Eignung (Auswahl)
  • Standort:
    GPS Position des Fotos (Hyperlink zu Google Maps)
  • Bild:
    Das aufgenommene Foto

Danach wurde die App entwickelt. Das Startformular zeigt das Kamerabild. Mit einem Klick auf das Bild wird ein Foto erstellt und es wird auf das Eingabeformular umgeschaltet. Auf dem Eingabeformular wird das Foto angezeigt, können die Daten eingegeben werden. Der Standort wird aus dem GPS Sensor des Handys ausgelesen und in einen Hyperlink für Google Maps umgewandelt. Dann können die Daten gespeichert werden. Danach wechselt die App wieder auf das Startformular.

Sollte das Foto auf dem Eingabeformular nicht gefallen, kann einfach wieder auf das Startformular gewechselt und ein neues Foto aufgenommen werden.

Auf dem Startbildschirm gibt es noch eine Schaltfläche, mit der auf das Formular zur Anzeige aller Fotos gewechselt wird. Zu jedem Foto in der Liste kann der Ort des Fotos in Google Maps visualisiert werden.

Nach 32 Minuten war die App fertig erstellt und Marc Pinkus konnte den Teilnehmern die lauffähige App auf dem Tablet präsentieren.

„Diese App kann mit wenigen Modifikationen für unterschiedlichste Einsatzszenarien verwendet werden – zum Beispiel für die Dokumentation von Schäden an Mietwagen oder für die Dokumentation vom Aufbau von Maschinen oder für die Dokumentation von Referenzobjekten uns so weiter.“, erläuterte Marc Pinkus seine Ideen.

Zusammenfassung

Obwohl die Vorbereitung dieses Expert Circle die Mitarbeitenden vor einige Herausforderungen stellte, war er am Ende doch ein voller Erfolg. Die Rückmeldungen waren durchweg positiv. Die Vorträge wurden als spannend und sehr interessant bewertet. Einige Teilnehmer haben sich die Mühe gemacht und uns sehr ausführliche Rückmeldungen geben, dafür möchten wir uns herzlich bedanken. Die Technik stand den ganzen Tag ohne Störungen zur Verfügung und so wird dieser Expert Circle als eine besondere Veranstaltung in unserer Erinnerung bleiben.

Wir möchten uns bei unserem Partner Microsoft für die tatkräftige Bereitschaft zur Unterstützung bedanken. Ebenso möchten wir uns bei unserem Partner AGOR für die Präsentation und die Unterstützung bei der Vorbereitung des Vortrags bedanken. Ebenso möchte wir uns bei allen Mitarbeitenden bedanken, die aktiv zum Gelingen des Expert Circles beigetragen haben.

Im Herbst werden wir den nächsten Expert Circle durchführen, in welcher Form, wird die Zukunft zeigen. Wir informieren Sie rechtzeitig über die Einzelheiten.